"Tolong buatkan telaahan staf untuk usulan ini" — lalu yang dikirim malah berupa nota dinas dua paragraf tanpa analisis apa pun. Atau sebaliknya, hal yang seharusnya cukup disampaikan lewat nota dinas singkat malah dibungkus jadi "telaahan staf" setebal tiga halaman tanpa kesimpulan yang jelas. Dua naskah dinas internal ini memang sering tertukar, padahal fungsinya sangat berbeda.
Artikel ini membahas perbedaan mendasar antara Nota Dinas dan Telaahan Staf, kapan masing-masing digunakan, struktur penulisannya, hingga kesalahan yang paling sering terjadi di lingkungan pemerintah daerah.
Dasar Hukum Tata Naskah Dinas
Di lingkungan pemerintah daerah, pedoman tata naskah dinas diatur dalam Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, yang menggantikan Permendagri 54/2009. Bagi instansi pusat, pedoman serupa diatur melalui peraturan internal kementerian/lembaga masing-masing yang umumnya merujuk pada kaidah administrasi pemerintahan yang sama.
Permendagri 1/2023 mengelompokkan naskah dinas menjadi naskah dinas arahan, naskah dinas korespondensi, naskah dinas khusus, dan lain-lain. Nota Dinas dan Telaahan Staf sama-sama termasuk naskah dinas korespondensi internal — tetapi dengan tujuan dan bobot isi yang berbeda jauh.
Apa Itu Nota Dinas?
Nota Dinas adalah naskah dinas internal yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas untuk menyampaikan informasi, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian pendapat kepada pejabat lain — bersifat rutin, langsung, dan tidak memerlukan analisis mendalam.
Ciri utama Nota Dinas:
- Isinya singkat, lugas, dan to the point
- Tidak memuat analisis atau pertimbangan yang panjang
- Digunakan untuk komunikasi internal antar pejabat/unit kerja dalam satu instansi
- Bisa berupa pemberitahuan, undangan internal, permintaan data, penerusan disposisi, atau penyampaian informasi rutin
Struktur Nota Dinas
| Bagian | Isi |
|---|---|
| Kepala | Kop instansi, kata "NOTA DINAS", nomor |
| Pembuka | Yth. (tujuan), Dari (pengirim), Tanggal, Hal (perihal singkat) |
| Isi | Uraian singkat informasi/permintaan/pemberitahuan — biasanya 1–3 paragraf |
| Penutup | Kalimat penutup singkat, tanda tangan, nama, dan jabatan pengirim |
Apa Itu Telaahan Staf?
Telaahan Staf adalah naskah dinas yang dibuat oleh pejabat/staf yang berisi analisis, pertimbangan, dan rekomendasi atas suatu persoalan kepada atasan, sebagai bahan untuk pengambilan keputusan atau kebijakan. Berbeda dengan nota dinas, telaahan staf wajib memuat alur berpikir analitis — bukan sekadar menyampaikan informasi.
Struktur Telaahan Staf
Struktur baku telaahan staf mengikuti pola analisis berikut:
| Bagian | Isi |
|---|---|
| 1. Persoalan | Rumusan singkat masalah/isu yang memerlukan keputusan pimpinan |
| 2. Praanggapan | Asumsi atau dugaan yang dipakai sebagai dasar pemikiran (jika ada) |
| 3. Fakta dan Data | Data/informasi terkait persoalan, termasuk regulasi yang relevan |
| 4. Analisis/Pembahasan | Pengaruh fakta dan data terhadap persoalan, termasuk kelebihan dan kekurangan tiap opsi penyelesaian |
| 5. Kesimpulan | Inti hasil analisis — pilihan terbaik dari opsi yang ada |
| 6. Saran/Rekomendasi | Tindakan konkret yang disarankan kepada pimpinan, termasuk bentuk keputusan yang diperlukan |
Tabel Perbandingan: Nota Dinas vs Telaahan Staf
| Aspek | Nota Dinas | Telaahan Staf |
|---|---|---|
| Tujuan | Menyampaikan informasi/pemberitahuan rutin | Memberi pertimbangan untuk pengambilan keputusan |
| Isi | Singkat, langsung pada poin | Analisis berjenjang: persoalan → fakta → analisis → kesimpulan → saran |
| Tingkat Analisis | Minim/tidak ada | Wajib ada, mendalam dan terstruktur |
| Kapan Dipakai | Hal rutin, administratif, koordinasi sehari-hari | Persoalan yang butuh keputusan/kebijakan pimpinan |
| Panjang Tipikal | Setengah hingga satu halaman | Satu hingga beberapa halaman, tergantung kompleksitas |
| Hasil Akhir | Tidak menuntut keputusan formal | Menuntut keputusan/disposisi dari pimpinan |
Cara Memilih: Nota Dinas atau Telaahan Staf?
Pertanyaan paling sederhana untuk menentukan jenis naskah yang tepat:
Jika perlu keputusan dengan pertimbangan → Telaahan Staf.
Jika hanya pemberitahuan, permintaan, atau koordinasi rutin → Nota Dinas.
Beberapa contoh skenario di lingkungan Bappeda/OPD:
- Nota Dinas: meminta unit kerja mengirimkan bahan rapat, memberitahukan jadwal evaluasi Renja, meneruskan surat edaran ke seluruh bidang.
- Telaahan Staf: memberi pertimbangan atas usulan perubahan struktur program dalam RKPD Perubahan, menganalisis opsi penempatan pegawai, mengkaji permohonan dispensasi yang memerlukan keputusan kepala daerah.
Kesalahan Umum
Penutup
Memilih jenis naskah dinas yang tepat bukan sekadar soal format — ini menentukan apakah pimpinan mendapatkan informasi yang cukup untuk bertindak. Nota Dinas menjaga komunikasi internal tetap efisien untuk hal-hal rutin, sementara Telaahan Staf memastikan keputusan penting diambil berdasarkan analisis yang matang, bukan sekadar feeling atau kebiasaan.
Sebelum menulis, tanyakan dulu pada diri sendiri: apakah ini sekadar informasi, atau apakah pimpinan perlu mempertimbangkan beberapa opsi untuk mengambil keputusan? Jawaban itu akan menentukan naskah mana yang seharusnya Anda buat.